Troppo spesso si associa il successo di un evento ad una grande spesa. Questo legame il più delle volte non è corretto. Cerchiamo di esaminare quelli che possono essere gli accorgimenti per progettare un grande evento con un budget limitato.

Quando si progetta un evento, qualunque esso sia bisogna innanzitutto pianificare le spese che si intendono sostenere. Avere ben chiaro quelli che possono essere i costi è fondamentale per avere la continua percezione di come si sta gestendo l’evento.

Sono due le grandi voci di spesa che impattano sulla buona riuscita di un evento e sul suo bilancio: i costi logistici e i costi legati alla comunicazione.

Entrambe voci necessarie, sono le più meritevoli di attenzione.

In relazione ai costi legati alla logistica è importante valutare con attenzione quali sono i costi necessari e quali possono essere considerati costi opzionali. Un'accurata ricerca dei fornitori permette di avere un maggior controllo sui costi e di poter gestire al meglio l'evento. Molto spesso la scelta di un fornitore è dettata dalla conoscenza diretta o da un rapporto instaurato nel tempo. Sicuramente questo è un buon metodo di valutazione ma non bisogna sottovalutare che spesso una ricerca di mercato può portare alla conoscenza di fornitori piccoli ma più preparati. In un momento di coincidenze economiche negative le struttura più piccole e con ridotti costi i gestione riescono a fornire servizi più efficienti ad un minor costo.

Il successo di un evento è dato dal ricordo che rimane nel pubblico che lo segue e in coloro che ne sono parte attiva. Un'idea originale e creativa non deve necessariamente significare un complesso scenario alle spalle. L'idea vincente è quella che ha maggior impatto comunicativo e mediatico e che scaturisce nel ricevente curiosità e desiderio di partecipare. La pubblicità che viene dedicata all'evento è fondamentale quanto l'evento stesso. Una comunicazione efficace permette di raggiungere diversi e molteplici target di riferimento. In funzione della visibilità che si vuole dare all'evento-manifestazione si pianifica una porzione di budget da dedicare. Maggiore è la porzione dedicata alla comunicazione maggiore sarà la risonanza mediatica che avrà l'evento.

Tre sono quindi gli ingredienti per un evento di successo con un budget limitato: un'idea vincente, un occhio di riguardo verso i fornitori e una comunicazione efficace e mirata che dia grande risvolto mediatico.